Qué es automatizar un proceso (y qué no)
Automatizar un proceso es conseguir que una tarea que hoy hace una persona copiando, pegando o revisando datos se haga sola, siguiendo siempre las mismas reglas. El caso típico: un pedido llega por correo, alguien lo vuelve a teclear en el ERP, otra persona prepara el albarán y, días después, alguien más emite la factura. Cada paso es una oportunidad de error y una hora que no se dedica a vender o a atender clientes.
No se trata de cambiar de programa ni de comprar un sistema nuevo. La automatización de procesos en una empresa consiste en conectar lo que ya tenéis (ERP, facturación, correo, Excel) para que los datos pasen de uno a otro sin intervención manual, y en dejar a las personas solo las decisiones y las excepciones.
Qué procesos conviene automatizar primero
No todo merece la pena. Los mejores candidatos cumplen tres condiciones: se repiten muchas veces, siguen reglas claras y un error cuesta dinero. En la mayoría de empresas aparecen siempre los mismos:
- Entrada de pedidos: leer pedidos que llegan por correo, PDF o portal del cliente y crearlos en el ERP con precios y condiciones correctos.
- Del pedido a la factura: generar albarán y factura en cuanto el pedido se sirve, sin volver a teclear nada.
- Avisos de cobro: recordar a cada cliente sus facturas antes y después del vencimiento, con el tono adecuado.
- Conciliación y control: cruzar cobros del banco con facturas pendientes y avisar de lo que no cuadra.
- Informes recurrentes: el resumen semanal de ventas o de pedidos pendientes que hoy alguien prepara a mano.
- Revisión de pedidos: detectar precios por debajo de tarifa, descuentos fuera de política o pedidos con margen negativo antes de servirlos.
Cómo trabajamos
Empezamos por un diagnóstico: nos sentamos con quien hace el trabajo, medimos cuánto tiempo se va en cada tarea y dónde se producen los errores. Con eso elegimos el proceso que más devuelve y lo montamos primero. Mejor un proceso bien automatizado que diez a medias.
Lo implantamos nosotros. Tu equipo no tiene que aprender a programar ni gestionar proveedores: sigue usando sus programas de siempre y ve cómo desaparecen pasos. Siempre hay un socio al frente que responde del resultado.
- Semana 1: diagnóstico del proceso, tiempos actuales y reglas que debe seguir la automatización.
- Semanas 2 a 4: conexión con vuestros programas y pruebas con pedidos o facturas reales, en paralelo al trabajo manual.
- Semana 5 en adelante: puesta en marcha, seguimiento de excepciones y ajustes hasta que funciona sin vigilancia.
Un ejemplo de cuánto tiempo se recupera
Ejemplo orientativo, no un caso real: una distribuidora recibe 40 pedidos al día por correo y cada uno tarda unos 6 minutos en pasarse al ERP. Son 4 horas diarias, más de 80 horas al mes, solo en teclear. Si la automatización resuelve sola el 85 % de los pedidos y deja el resto para revisión, el equipo pasa a dedicar menos de una hora al día a esa tarea.
El ahorro de tiempo es solo una parte. Los errores de precio o de cantidad que antes se descubrían en la factura, o cuando el cliente reclamaba, se detectan antes de servir. Y la información llega al cuadro de mando el mismo día, no a final de mes. Las cifras de tu empresa serán distintas; por eso medimos antes de prometer nada.
Con qué programas funciona
Trabajamos con los programas de gestión y ERP habituales en España, con programas de facturación y contabilidad, con el correo y con hojas de Excel o Google Sheets. Si vuestro programa permite exportar o importar datos, casi siempre se puede automatizar algo. Cuando no tiene conexión directa, buscamos la vía más sencilla y estable, sin tocar la forma de trabajar del equipo.
Usamos inteligencia artificial solo donde aporta: por ejemplo, para leer pedidos que llegan en formatos distintos o en texto libre. Para el resto, reglas claras y comprobables.
Cuánto cuesta automatizar procesos con Lagone
Los avisos de cobro automáticos van incluidos desde el paquete Minimum, de 199 €/mes. El paquete Scale, de 1.490 €/mes, incluye además la automatización de un proceso completo, por ejemplo del pedido a la factura. Para procesos más grandes o integrados con el ERP preparamos un presupuesto cerrado en el paquete Enterprise. El alta de cualquier paquete incluye el diagnóstico.
Más facturación. Más margen. Menos trabajo manual. La automatización es la parte de "menos trabajo manual", y suele liberar el tiempo que luego se dedica a las otras dos.
¿Lo vemos en tu empresa?
Cuéntanos cómo trabajáis y te decimos por dónde empezar. El diagnóstico va incluido en el alta de cualquier paquete.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que cambiar de ERP para automatizar procesos?
No. Nos conectamos al programa que ya usáis y, si hace falta, a vuestro correo y vuestras hojas de Excel. El objetivo es quitar pasos manuales, no cambiar de herramientas.
¿Qué pasa cuando la automatización no sabe resolver un caso?
Lo deja apartado y avisa a la persona responsable con el motivo. Los casos raros los decide siempre una persona; la automatización se encarga de los que siguen las reglas.
¿Cuánto se tarda en tener el primer proceso automatizado?
Normalmente entre cuatro y seis semanas desde el diagnóstico, incluidas las pruebas con datos reales en paralelo al trabajo manual. Depende del proceso y de cómo exporte los datos vuestro programa.