Qué es un asistente con IA en WhatsApp (y en qué se diferencia de un chatbot de botones)
Un asistente con IA para WhatsApp es un número de tu empresa que contesta por escrito, como lo haría una persona del equipo, a lo que preguntan clientes, tiendas o comerciales. Entiende mensajes escritos de cualquier manera, con faltas o con prisa, y responde con información sacada de vuestros propios programas.
Eso es lo que lo separa de los chatbots de menú ("pulse 1 para pedidos") y de las respuestas automáticas de WhatsApp Business. Esos solo repiten textos fijos. Un asistente conectado al ERP puede decir en qué estado está el pedido 4512, si queda stock de una referencia o cuándo vence una factura, porque lo consulta en ese momento.
La inteligencia artificial se usa para entender la pregunta y redactar la respuesta. Los datos salen siempre de vuestros sistemas, no de lo que la IA "cree" saber.
Para qué lo usan las empresas
Los mejores usos son las preguntas que llegan muchas veces al día, tienen respuesta en vuestros datos y hoy interrumpen a alguien de oficina o de almacén:
- Estado de pedidos y envíos: "¿Dónde está mi pedido?", "¿Cuándo me llega?", con el dato real del ERP o de la agencia de transporte.
- Stock y precios para la red comercial: el comercial pregunta desde la visita si hay existencias y a qué precio puede cerrar, sin llamar a la oficina.
- Preguntas frecuentes de clientes: horarios, plazos de entrega, condiciones de devolución, documentación o fichas técnicas.
- Pedidos sencillos o de repetición: el cliente pide "lo mismo que la semana pasada" y el asistente prepara el pedido para que una persona lo confirme o lo pasa directamente al ERP.
- Citas y reservas: dar hora, cambiarla y recordarla el día antes.
- Recordatorios de cobro: avisos amables de facturas pendientes, con el importe y la forma de pago.
Cómo lo montamos
Empezamos por leer lo que ya os preguntan. Con unas semanas de conversaciones, correos o llamadas apuntadas sabemos qué consultas se repiten, cuáles tienen respuesta en vuestros datos y cuáles deben seguir en manos de una persona. A partir de ahí se decide qué hará el asistente y, sobre todo, qué no hará.
Lo conectamos a vuestro ERP, programa de gestión o Excel, escribimos con vosotros el tono y las respuestas sensibles, y lo probamos con conversaciones reales antes de abrirlo a todos los clientes.
- Semana 1: diagnóstico de consultas, datos necesarios y reglas para pasar a una persona.
- Semanas 2 y 3: alta del número en la plataforma de empresa de WhatsApp y conexión con vuestros programas.
- Semana 4: pruebas con un grupo reducido de clientes o comerciales y ajustes.
- Después: puesta en marcha, revisión de conversaciones y mejoras cada mes.
Lo que tiene que cumplir (y nos encargamos nosotros)
Un asistente de empresa en WhatsApp no se monta con la app del móvil. Usa la plataforma de WhatsApp para empresas de Meta, con un número verificado a nombre de la empresa, y tiene sus propias reglas. Las principales:
- Uso de empresa: Meta permite asistentes con IA que atienden a los clientes de un negocio, pero no asistentes de uso general. El asistente responde sobre vuestra empresa y nada más.
- Mensajes que inicia la empresa: avisos y recordatorios necesitan plantillas aprobadas por Meta y que el cliente haya aceptado recibirlos.
- Coste por mensaje: Meta cobra por mensaje según el tipo de mensaje y el país, y revisa sus tarifas cada cierto tiempo. Te damos el cálculo con vuestro volumen y las tarifas vigentes antes de empezar.
- Transparencia: el asistente dice desde el primer mensaje que es una IA y ofrece hablar con una persona, como pide la normativa europea de inteligencia artificial.
- Protección de datos: firmamos el contrato de encargado del tratamiento y el asistente solo accede a los datos que necesita para responder.
Un ejemplo de lo que cambia
Ejemplo orientativo, no un caso real: una empresa de suministros recibe unas 50 consultas al día por WhatsApp y teléfono sobre pedidos y stock. Cada una lleva unos 3 minutos entre buscar el dato y contestar, y casi siempre interrumpe otra tarea. Son unas 2,5 horas diarias.
Si el asistente resuelve solo el 70 % de esas consultas y pasa el resto a una persona con la conversación ya resumida, la oficina recupera cerca de 35 horas al mes. Los clientes reciben respuesta en segundos, también por la noche y el fin de semana, y los comerciales cierran en la visita en lugar de "te llamo luego". Las cifras de tu empresa serán otras; por eso las medimos en el diagnóstico.
Cuánto cuesta un asistente de WhatsApp con Lagone
El paquete Scale, de 1.490 €/mes, incluye un asistente de WhatsApp de hasta 500 conversaciones al mes, además del cuadro de mando, el mapa de rentabilidad por cliente y producto y la automatización de un proceso. Para asistentes de red comercial o de tiendas, o con más volumen, preparamos un presupuesto cerrado en el paquete Enterprise. El paquete Minimum, desde 199 €/mes, ya incluye recordatorios a clientes por WhatsApp.
El alta de cualquier paquete incluye el diagnóstico. Más facturación. Más margen. Menos trabajo manual: el asistente quita trabajo repetitivo a la oficina y ayuda a vender a quien está en la calle.
¿Cuántas consultas podría responder solo?
En el diagnóstico gratuito revisamos qué os preguntan por WhatsApp, cuánto tiempo se va en contestar y qué parte puede resolver un asistente con vuestros datos.
Preguntas frecuentes
¿Puedo usar el número de WhatsApp que ya tiene la empresa?
En muchos casos sí, sobre todo si ya usáis WhatsApp Business. Otras veces conviene un número nuevo solo para el asistente. Lo decidimos en el diagnóstico según cómo lo uséis hoy, para no perder conversaciones ni contactos.
¿Qué pasa si el asistente no sabe la respuesta?
No se la inventa. Le dice al cliente que una persona le contestará y avisa al responsable con la conversación resumida. Las quejas, los precios especiales y cualquier caso delicado van siempre a una persona.
¿Puede dar datos equivocados de precios o stock?
Solo responde con lo que consulta en vuestros programas en ese momento y con los textos que hemos aprobado con vosotros. Si un dato no está o no cuadra, deriva a una persona. Además, revisamos las conversaciones cada mes para corregir lo que haga falta.